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E-Mail-Archivierung nach GoBD – revisionssicher statt riskant

Geschäftliche E-Mails sind Geschäftsunterlagen. Wir sorgen dafür, dass Ihre Archivierung gesetzeskonform läuft – automatisch, verschlüsselt und ohne dass Sie daran denken müssen. Übrigens: Archivierung bewahrt auf – vor Spam und Schadmails schützt unsere Mail-Security. Beides zusammen macht E-Mail ordentlich.
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Betrifft mich das überhaupt?

Kurz: ja, sehr wahrscheinlich. Die GoBD gelten für praktisch jedes Unternehmen, das in Deutschland Bücher führt – vom Handwerksbetrieb bis zur Kanzlei. Sobald eine E-Mail die Funktion eines Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs hat (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung im Anhang), muss sie aufbewahrt werden: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 10 Jahre für Buchungsbelege – unverändert, vollständig und jederzeit auffindbar. „Wir löschen nichts aus Outlook“ erfüllt das nicht.

Archivierung ist kein Backup

Ein Backup schützt Sie: Es stellt Daten nach einem Ausfall wieder her und darf überschrieben werden. Ein Archiv schützt die Beweiskraft: Jede E-Mail wird beim Ein- und Ausgang unveränderbar weggeschrieben – auch die, die ein Mitarbeiter danach löscht. Entscheidend ist dabei: Das Archiv ist Ihrem eigenen Zugriff entzogen. Niemand im Unternehmen kann eine archivierte E-Mail nachträglich ändern oder löschen – auch die Geschäftsführung nicht. Genau daraus entsteht die Beweiskraft: Vor dem Finanzamt oder vor Gericht zählt eine E-Mail nur, wenn ausgeschlossen ist, dass sie nachträglich verändert wurde. Eine Kopie, an die Sie selbst noch herankommen, beweist nichts. Deshalb ersetzt das eine das andere nicht – Sie brauchen beides.

Was eine saubere Lösung können muss

  • Automatisch beim Versand/Empfang archivieren – nicht per Hand, nicht per Ordnerregel
  • Unveränderbar & vollständig (revisionssicher), inklusive Anhänge
  • Durchsuchbar – die Mail von vor vier Jahren in Sekunden, nicht in Stunden
  • Verschlüsselt gespeichert, DSGVO-konform, bevorzugt in Deutschland
  • Unabhängig vom Postfach – ein gelöschtes Konto löscht kein Archiv

Drei Wege, ein Ziel

Welche Lösung passt, hängt davon ab, wo Ihre E-Mails heute liegen: Microsoft 365, eigener Server oder eine bestehende Appliance. Wir betreiben alle drei Wege – und sagen Ihnen ehrlich, welcher für Sie der wirtschaftlichste ist.
01

NinjaOne Email Archiving

Für Microsoft 365: per Journalfunktion automatisch und GoBD-konform archiviert, zum Pauschalpreis pro Postfach. Eingerichtet in Tagen.
02

REDDOXX MailDepot

Die Appliance im eigenen Haus oder bei uns betrieben – herstellerunabhängig, für eigene Mailserver und gemischte Umgebungen.
03

Securepoint UMA → Migration

Ihre UMA ist Ende 2027 abgekündigt (Support-Ende angekündigt). Wir migrieren den Alt-Bestand rechtzeitig und vollständig in die Nachfolge-Lösung – die Aufbewahrungspflicht läuft ja weiter.

Häufige Fragen

Nein. Postfächer sind veränderbar (und löschbar) – die GoBD verlangen unveränderbare, vollständige Aufbewahrung. Genau dafür gibt es Archivsysteme.

Das ist heikel (Fernmeldegeheimnis). Die saubere Lösung ist eine klare Regelung zur Privatnutzung im Unternehmen – wir beraten dazu und konfigurieren das Archiv entsprechend.

Ja, am einfachsten per Journalfunktion mit NinjaOne Email Archiving: automatisch, GoBD-konform, zum Pauschalpreis pro Postfach. Eingerichtet in Tagen, nicht Wochen.

Es zieht mit um. Bei der UMA-Migration übernehmen wir den Alt-Bestand in die neue Lösung – die Aufbewahrungspflicht gilt ja weiter. Ihr Archiv geht nicht verloren.

Je nach Lösung ab wenigen Euro pro Postfach und Monat – deutlich weniger als eine einzige Diskussion mit dem Betriebsprüfer. Konkretes Angebot nach kurzem Erstgespräch.

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